1. Objectif
Glacier s’engage à mener ses activités conformément à toutes les lois, règles et réglementations applicables ainsi qu’aux normes éthiques les plus élevées. Cet engagement et ces exigences s’appliquent à la fois en interne à nos employés et à l’externe lors de la collaboration avec les clients, fournisseurs et tiers.
Glacier souhaite préserver et promouvoir une culture caractérisée par ses valeurs et principes éthiques, incluant l’honnêteté et la transparence. Il est donc de notre responsabilité commune de rapporter tout fait susceptible d’être préjudiciable à Glacier.
Cela doit être fait de manière à garantir à tous que ces signalements peuvent être faits sans risque de représailles et avec la garantie d’une enquête juste et confidentielle.
Pour faciliter pleinement cela, un système de dénonciation est mis en place, en plus des procédures opérationnelles et de contrôle interne existantes, afin de détecter et limiter les violations relevant du champ d’application de la loi sur les lanceurs d’alerte.
2. Définitions
Pour l’interprétation, l’évaluation et l’application de la Politique, les expressions suivantes ont la signification ci-dessous, sauf si le contexte l’exige autrement :
- Violation : un acte ou une omission qui viole ou contredit directement l’objectif ou l’application des règles relevant du champ d’application substantiel de la loi sur les dénonciations, à savoir :
- Violationà New York des dispositions légales ou réglementaires (d’application) relatives à :
- les services, produits et marchés financiers ainsi que la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme ;
- la sécurité et la conformité des produits ;
- la sécurité des transports ;
- la protection de l’environnement ;
- la protection radiologique et la sécurité nucléaire ;
- sécurité alimentaire et fourrage, santé et bien-être des animaux ;
- protection des consommateurs ;
- la protection de la vie privée et des données personnelles, ainsi que la sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
- sécurité et qualité alimentaires telles que la contamination, les mauvais étiquetages, les falsifications de registres, les risques pour la sécurité des produits ;
- santé et sécurité/bien-être des travailleurs comme les pratiques dangereuses, le risque grave de blessure.
- des violations des intérêts financiers de l’Union européenne ;
- les violations relatives au marché intérieur, y compris les violations des règles de concurrence et d’aide d’État de l’Union, ainsi que les violations relatives au marché intérieur relatives aux actes enfreignant les règles de l’impôt sur les sociétés ou aux arrangements visant à obtenir un avantage fiscal qui vont à l’encontre de l’objet ou du but de la législation applicable sur l’impôt sur les sociétés.
- Rapports externes : la communication d’informations sur les violations aux autorités compétentes ou aux autorités publiques, et donc non via le canal de signalement.
- Bonne foi : le lanceur d’alerte a des motifs raisonnables de croire qu’une violation potentielle existe, étayés par des faits et des données.
- Bureau des lanceurs d’alerte du groupe Glacier : le(s) officier(s) chargé(s) de traiter les rapports effectués via le canal de rapport.
- Rapports internes : signaler les informations sur les brèches au sein du glacier via le canal de rapport.
- Politique : le règlement actuel qui définit les termes et conditions du système des lanceurs d’alerte.
- Protection : toutes les mesures requises appliquées par Glacier pour préserver la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et de son rapport. Elle inclut également toutes les mesures à prendre pour protéger le lanceur d’alerte contre toute forme de représailles dans le cadre de la Directive sur les lanceurs d’alerte.
- Divulgation publique : la diffusion publique d’informations sur les violations de violations.
- Représailles : tout acte ou omission directe ou indirecte survenant à la suite d’un rapport interne ou externe ou d’une divulgation publique, et qui cause ou peut causer un préjudice injustifié au lanceur d’alerte.
- Whistleblower: Personne physique qui signale ou divulgue publiquement des informations concernant une violation (potentielle) obtenue dans un contexte professionnel, incluse dans la liste de la section 3.1.
- Directive sur la dénonciation : la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union.
- Loi sur la dénonciation : la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union ou national, ou des lois nationales applicables mettant en œuvre la directive européenne sur les lanceurs d’alerte au sein d’une entité juridique du secteur privé.
- Lancissements d’alerte : le signalement de bonne foi (interne ou externe) d’une violation (potentielle).
- Officier de signalement : l’équipe responsable de la réception et du suivi des signalements de signalement émis dans le cadre de la Politique.
- Contexte professionnel : tel que défini par la directive européenne sur les lanceurs d’alerte, désigne les activités professionnelles actuelles ou passées au sein de Glacier, quelle que soit la nature de ces activités, par lesquelles les personnes acquièrent des informations sur les violations et dans lesquelles elles pourraient faire l’objet de représailles si elles rapportaient ces informations.
3. Portée de la politique
3.1 Dans la portée
La politique s’applique à toutes les personnes qui, de bonne foi, signalent une violation après avoir acquis des informations dans un contexte professionnel. Ces personnes incluent, sans s’y limiter :
- Employés de Glacier, personnes détenant des pouvoirs de gestion quotidienne et administrateurs indépendants ;
- Des entrepreneurs en glacier, consultants, prestataires de services, fournisseurs et partenaires commerciaux ;
- Les actionnaires et toute autre personne occupant des postes de direction, de direction et/ou d’administration au sein de Glacier. Cela inclut également les membres non exécutifs de Glacier, les bénévoles et les stagiaires, quel que soit leur salaire.
La politique ne s’applique pas seulement aux lanceurs d’alerte ayant une relation continue avec Glacier, mais s’applique également à toutes les personnes qui (i) signalent des violations survenues au cours d’une relation déjà terminée ; ou (ii) n’ont pas encore commencé (par exemple, à la suite d’informations obtenues lors d’une phase de recrutement).
Pris également en compte :
- les « facilitateurs », étant des personnes physiques qui soutiennent un lanceur d’alerte dans la déclaration d’une violation présumée ;
- tout tiers, comme des collègues et des proches, liés au lanceur d’alerte qui pourrait faire face à une quelconque forme de représailles ;
- toute entité juridique à laquelle le lanceur d’alerte est lié.
3.2 1.1 Hors champ d’application
L’objectif de la politique n’est pas de s’opposer aux décisions commerciales et/ou financières de Glacier, ni d’évaluer les éléments faisant l’objet d’autres politiques, réglementations ou procédures spécifiques. Ces questions peuvent être traitées selon d’autres politiques mais peuvent tout de même être signalées par ce canal.
4. Processus de déclaration
4.1 Quand faut-il signaler ?
Le lanceur d’alerte doit agir de bonne foi.
Il est important que les préoccupations soulevées soient sincères et ne reposent pas sur des commérages ou des rumeurs. Alléguer un comportement inapproprié de la part d’une autre personne peut nuire à cette personne et à d’autres, il est donc important que toute allégation soit étayée par des informations suffisantes.
4.2 Que signaler ?
Toutes les violations telles que définies à la section 2, peut être signalé.
4.3 Comment signaler ?
4.3.1 Rapports internes
Vous pouvez utiliser l’un des canaux suivants. Vous n’avez pas besoin de les utiliser dans l’ordre. Choisissez celui en qui vous avez confiance :
- Portail en ligne sécurisé (anonyme activé)
- Rencontre en personne
- Demandez une réunion avec votre partenaire d’affaires People sur votre site. Nous proposerons une réunion dans un délai raisonnable et pouvons organiser une option hors site ou virtuelle si vous le souhaitez.
Le portail en ligne est configuré pour accepter les signalements anonymes. Si vous choisissez de rester anonyme, veuillez garder votre dossier en sécurité afin que nous puissions communiquer avec vous.
4.3.2 Rapports externes et divulgation publique
Les lanceurs d’alerte peuvent toujours bénéficier de Protection lorsqu’ils divulguent publiquement des violations s’ils respectent les exigences ci-dessous, ce qui implique que la divulgation publique devrait être le dernier recours.
Une personne qui fait une divulgation publique ne peut bénéficier de la protection que si l’une des conditions suivantes est remplie :
- la personne a d’abord signalé en interne et externement, ou directement en externe, mais aucune action appropriée n’a été prise en réponse au rapport dans un délai raisonnable ; ou
- the person has reasonable grounds to believe that the Breach may constitute an imminent or manifest danger to the public interest.
Si un lanceur d’alerte choisit (après un rapport interne) de faire un rapport via le canal externe de signalement, il/elle peut contacter :
- Italie : Canal externe de l’Autorité nationale anticorruption (ANAC).
- France : autorités désignées (selon Sapin II/Waserman) ou organismes compétents de l’UE ; divulgation publique autorisée dans les cas définis.
- Belgique : Canal externe du Médiateur fédéral (lanceurs d’alerte du secteur privé).
- Royaume-Uni : Signaler aux personnes prescrites/régulateurs en vertu de la PIDA (voir GOV.UK liste).
4.4 Enquête des rapports Glacier garantit à tous les lanceurs d’alerte que tous les rapports internes rédigés de bonne foi dans le cadre de la politique seront examinés de manière approfondie et impartiale.
Les étapes suivantes sont réalisées :
- Un officier de lanceur d’alerte reconnaîtra avoir reçu le rapport en informant le lanceur d’alerte dans les 7 jours suivant sa réception ;
- Un agent de lanceur d’alerte effectuera une évaluation initiale pour confirmer qu’il s’agit d’un rapport valide dans le cadre de la politique ;
- Un officier chargé de lanceur d’alerte lancera l’enquête ;
- Un officier chargé de la dénonciation suivra les signalements et fournira un retour d’information au lanceur d’alerte. Il/elle demandera des informations supplémentaires au lanceur d’alerte si nécessaire et possible ;
- Le résultat final de l’enquête sera communiqué au lanceur d’alerte au plus tard trois mois après la réception du rapport. Le contenu et la portée de ce retour seront déterminés au cas par cas, dans la mesure où le partage de ces informations est autorisé et pertinent ;
- Lorsque cela est approprié, les informations seront partagées par l’agent d’alerte avec les autorités compétentes ou les autorités publiques en temps voulu.
Dans le cas où la violation serait prouvée, Glacier veille à ce que des mesures appropriées et proportionnelles soient prises (par exemple, mesures disciplinaires, licenciements et/ou procédures judiciaires). De plus, Glacier s’efforce de mettre en œuvre les mesures nécessaires pour prévenir, autant que possible, de nouvelles violations de telles brèches.
5. onfidentialité et anonymat
Glacier vise à préserver la confidentialité de tous les lanceurs d’alerte et de toute personne fournissant des informations lors d’une enquête. Lorsqu’un lanceur d’alerte choisit de s’identifier, son identité ne sera accessible qu’aux agents lanceurs d’alerte et ne sera divulguée à personne sauf si le lanceur d’alerte donne son consentement explicite ou que la loi exige la divulgation. Si la divulgation devient légalement nécessaire dans le cadre d’enquêtes ou de procédures judiciaires d’autorités nationales, le lanceur d’alerte sera informé à l’avance, sauf si cela compromettrait l’enquête ou les procédures connexes.
Les lanceurs d’alerte peuvent également choisir de signaler anonymement. Glacier soutient pleinement cette option, et les signalements anonymes seront traités avec le même soin, confidentialité et protection que les signalements identifiés. Si un lanceur d’alerte choisit de rester anonyme, il doit conserver son numéro de référence de dossier ou ses identifiants afin que nous puissions continuer à communiquer avec lui pendant l’enquête.
Tout en fournissant votre identité, cela peut nous faciliter la tâche de :
- mener une enquête approfondie et efficace,
- demander des clarifications ou des informations supplémentaires, et
- Te tenir informé des progrès,
Il n’est pas nécessaire de vous identifier, et choisir de rester anonyme n’affectera pas votre droit à la protection ni la gravité avec laquelle votre préoccupation sera prise en compte.
Cet engagement de confidentialité s’applique également à toute information pouvant révéler directement ou indirectement l’identité d’un lanceur d’alerte.
6. Protection des lanceurs d’alerte
En général, les représailles ou les menaces de représailles contre des individus ne seront ni tolérées ni autorisées en aucune circonstance. Exemples de représailles incluent, sans s’y limiter, les suivants :
- toute forme d’amendement défavorable à l’emploi ;
Si un employé ou une partie avec laquelle Glacier entretient une relation professionnelle est confronté à un comportement qu’il/elle considère comme constituant des représailles, nous demandons à cette personne de le signaler immédiatement via le canal de signalement. Glacier enquêtera alors sur le rapport et prendra les mesures appropriées.
Pour le signalement des violations, la directive sur les lanceurs d’alerte impose des mécanismes de protection spécifiques :
- Lorsqu’un lanceur d’alerte signale une information concernant une violation conformément à la politique, il ne sera pas considéré comme ayant enfreint une quelconque restriction à la divulgation d’informations et ne pourra pas assumer de responsabilité de quelque nature que ce soit concernant un tel rapport ou divulgation, à condition qu’il ait des motifs raisonnables de croire que la déclaration ou la divulgation de ces informations était nécessaire pour révéler une violation.
- Un lanceur d’alerte signalant une violation ne sera pas tenu responsable de l’acquisition ou de l’accès à ces informations, qui sont signalées ou divulguées, à condition que cette acquisition ou accès ne constitue pas une infraction pénale autonome. Dans le cas où l’acquisition ou l’accès constitue une infraction pénale en soi, la responsabilité pénale peut être engagée en fonction du droit national applicable.
- Dans les procédures judiciaires, y compris pour diffamation, violation du droit d’auteur, violation du secret, violation des règles de protection des données, divulgation de secrets commerciaux ou pour des réclamations d’indemnisation fondées sur le droit du travail privé, public ou collectif, les lanceurs d’alerte ne doivent pas engager aucune responsabilité à la suite de signalements de violation ou de divulgations publiques d’une violation.
Lors de la signalation d’une violation, les lanceurs d’alerte peuvent également avoir droit à :
- l’aide juridique dans les procédures pénales et civiles transfrontalières conformément à la directive sur les lanceurs d’alerte ainsi que l’assistance juridique et les conseils et autres mesures de soutien pouvant être disponibles en vertu de la législation applicable ;
- aide financière et autres mesures de soutien.
Enfin, il convient de noter que même les lanceurs d’alerte qui signalent des violations ne sont pas protégés contre des mesures correctives en raison de leur propre inconduite.
- Si un employé fait un signalement, il ou elle peut toujours être poursuivi sur la base de faits sans rapport avec le rapport ;
- La communication d’informations fausses et/ou trompeuses dans le cadre d’une enquête sur un lanceur d’alerte ne sera pas tolérée ;
- Si l’acquisition ou l’accès à des informations utilisées pour le lanceur d’alerte constitue une infraction pénale, cela peut entraîner des poursuites pénales.
7. Mesures de protection pour les personnes concernées
Notez que toute personne concernée par un rapport a droit à un recours effectif et à un procès équitable, ainsi qu’à la présomption d’innocence et aux droits de défense, y compris le droit d’être entendue et le droit d’accéder à son dossier.
L’identité des personnes concernées est protégée tant que les enquêtes déclenchées par le rapport ou la divulgation publique sont en cours.
Les personnes concernées dans un rapport bénéficient également de la protection de leur identité.
8.Consultation et communication
Lorsque la loi l’exige, Glacier consultera les représentants des employés avant de mettre en œuvre ou de modifier de manière significative les canaux internes de signalement. Nous informerons également tous les travailleurs sur la manière de signaler et la manière dont leurs rapports sont traités.
9. Traitement des données personnelles
Tout traitement des données personnelles effectué dans le cadre d’un rapport de lanceur d’alerte, y compris l’échange ou le transfert de données personnelles par les autorités compétentes, doit être effectué conformément au Règlement (UE) 2016/679 et à la Directive (UE) 2016/680, ainsi qu’aux Politiques de confidentialité applicables sur les Glaciers.
Les données personnelles non pertinentes pour la gestion d’un rapport spécifique ne seront pas traitées ou, si elles sont traitées accidentellement, seront supprimées sans délai.
Glacier collabore avec un tiers soumis à des normes strictes de confidentialité et de sécurité pour le Canal Interne de Reporting et toute enquête initiée, agissant en tant que traiteur de données en vertu d’un accord de traitement des données avec Glacier. Glacier reste le responsable du traitement des données. Vos données personnelles ne seront pas divulguées ni accessibles par des membres du personnel non autorisés.
