1.Scopo
Glacier si impegna a condurre le proprie attività in conformità con tutte le leggi, le regole e i regolamenti applicabili e i più alti standard etici. Questo impegno e questi requisiti si applicano sia internamente ai nostri dipendenti sia esternamente nella collaborazione con clienti, fornitori e terze parti.
Glacier desidera preservare e promuovere una cultura caratterizzata dai suoi valori etici e principi, tra cui onestà e trasparenza. È quindi nostra responsabilità comune riportare qualsiasi fatto che possa essere dannoso per Glacier.
Questo deve essere fatto in modo da garantire a tutti che queste segnalazioni possano essere fatte senza rischiare ritorsioni e con la garanzia di un’indagine equa e riservata.
Per facilitare pienamente ciò, viene implementato un sistema di whistleblowing, oltre alle procedure operative e di controllo interno esistenti, per individuare e limitare le violazioni che rientrano nell’ambito della Whistleblowing Act.
2.Definizioni
Per l’interpretazione, valutazione e applicazione della Politica, le seguenti espressioni hanno il seguente significato, salvo che il contesto non richieda diversamente:
- Violazione: un atto o omissione che viola o contraddice direttamente lo scopo o l’applicazione delle regole nell’ambito materiale del Whistleblowing Act, ovvero:
- Una violazione di disposizioni legali o regolamentari (di applicazione) relative a:
- servizi finanziari, prodotti e mercati e prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo;
- sicurezza e conformità del prodotto;
- radioprotezione e sicurezza nucleare;
- sicurezza alimentare e per mangimi, salute e benessere animale;
- protezione del consumatore;
- la protezione della privacy e dei dati personali, e la sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- sicurezza alimentare e qualità come contaminazione, etichettatura errata, registrazioni falsificate, rischi per la sicurezza dei prodotti;
- salute e sicurezza/benessere dei lavoratori come pratiche non sicure, rischio grave di infortunio.
- violazioni che riguardano gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
- violazioni relative al mercato interno, comprese le violazioni delle regole sulla concorrenza e sugli aiuti di Stato dell’Unione, nonché violazioni relative al mercato interno in relazione ad atti che violano le regole dell’imposta sulle società o a accordi con l’intento di ottenere un vantaggio fiscale che vanificano all’oggetto o allo scopo della legge fiscale applicabile.
- Reportistica Esterna: comunicazione di informazioni sulle violazioni alle autorità competenti o alle autorità pubbliche, e quindi non tramite il Canale di Segnalazione.
- Buona fede: il Whistleblower ha motivi ragionevoli per credere che esista una potenziale violazione, supportati da fatti e dati.
- Ufficio Whistleblowing del Glacier Group: l’Ufficio o i Responsabili della Whistleblowing responsabili della gestione dei rapporti effettuati tramite il Canale di Segnalazione.
- Reportistica interna: riportare informazioni sulle brecce all’interno del ghiacciaio attraverso il Canale di Segnalazione.
- Politica: l’attuale regolamento che stabilisce i termini e le condizioni del programma per whistleblower.
- Protezione: tutte le misure necessarie applicate da Glacier per mantenere la riservatezza dell’identità del Whistleblower e del suo rapporto. Include anche tutte le misure da adottare per salvaguardare il Whistleblower da qualsiasi forma di ritorsione nell’ambito della Direttiva sul Whistleblower.
- Divulgazione pubblica: la pubblicazione di informazioni sulle violazioni.
- Ritorsione: qualsiasi atto o omissione diretta o indiretta che avvenga a seguito di una Segnalazione Interna o Esterna o di una Divulgazione Pubblica, e che causi o possa causare danni ingiustificati al Whistleblower.
- Whistleblower: persona fisica che segnala o divulga pubblicamente informazioni su una (potenziale) violazione ottenuta in un contesto lavorativo, inclusa nell’elenco nella sezione 3.1.
- Direttiva sui whistleblowing: la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 sulla protezione delle persone che denunciano violazioni del diritto dell’Unione.
- Legge sul Whistleblowing: la Legge del 28 novembre 2022 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione o nazionale, o delle leggi nazionali applicabili che applicano la Direttiva UE sul Whistleblowing all’interno di un’entità giuridica nel settore privato.
- Whistleblowing: la segnalazione in buona fede (interna o esterna) di una (potenziale) violazione.
- Ufficiale/i per il Whistleblowing: il team responsabile della ricezione e del monitoraggio dei report di whistleblowing effettuati secondo la Politica.
- Contesto lavorativo: come definito dalla Direttiva UE sui whistleblowing, significa attività lavorative attuali o passate all’interno di Glacier, indipendentemente dalla natura di tali attività, attraverso le quali le persone acquisiscono informazioni sulle violazioni e in cui potrebbero essere soggette a ritorsioni se comunicassero tali informazioni.
3.Ambito della Politica
3.1Per ambito
La Politica si applica a tutte le persone che, in buona fede, segnalano una violazione dopo aver acquisito informazioni in un contesto lavorativo. Tali persone includono, ma non sono limitate a:
- dipendenti di Glacier, persone con poteri di gestione quotidiana e direttori autonomi;
- Appaltatori di Glacier, consulenti, fornitori di servizi, fornitori e partner commerciali;
- Azionisti e qualsiasi altra persona che ricopre posizioni esecutive, manageriali e/o amministrative all’interno di Glacier. Questo include anche membri non esecutivi di Glacier, lavoratori volontari e stagisti, indipendentemente dalla loro retribuzione.
La Politica non si applica solo ai whistleblower con un rapporto continuo con Glacier, ma si applica anche a tutte le persone che (i) segnalano violazioni avvenute durante una relazione già terminata; o (ii) non è ancora iniziata (ad esempio, a seguito di informazioni ottenute durante una fase di reclutamento).
Considerando anche:
- “facilitatori”, cioè persone fisiche che supportano un whistleblower nella segnalazione di una presunta violazione;
- qualsiasi terza parte, come colleghi e parenti, collegata al Whistleblower che potesse affrontare qualsiasi forma di ritorsione;
- qualsiasi entità legale a cui il Whistleblower sia collegato.
3.2Fuori ambito
Lo scopo della Politica non è opporsi alle decisioni aziendali e/o finanziarie di Glacier né è intesa a valutare elementi che sono oggetto di altre politiche, regolamenti o procedure specifiche. Tali questioni possono essere gestite da altre politiche, ma possono comunque essere segnalate tramite questo canale.
4.Processo di rendicontazione
4.1Quando denunciare?
Il Whistleblower deve agire in buona fede.
È importante che le preoccupazioni sollevate siano genuine e non basate su pettegolezzi o voci. Denunciare comportamenti impropri da parte di un’altra persona può essere dannoso per quella persona e per altri, quindi è importante che qualsiasi accusa possa essere supportata con informazioni sufficienti.
4.2Cosa segnalare?
Tutte le violazioni, come definite nella sezione 2, può essere segnalato.
4.3Come denunciare?
4.3.1Reportistica interna
Puoi utilizzare uno qualsiasi dei seguenti canali. Non è necessario usarli in ordine. Scegli quello di cui ti fidi:
- Portale online sicuro (abilitato anonimo)
- Incontro in presenza
- Richiedi un incontro con il tuo Partner Commerciale Personale del sito. Offriamo un incontro entro un tempo ragionevole e possiamo organizzare un’opzione off-site o virtuale, se preferisci.
Il portale online è configurato per accettare segnalazioni anonime. Se scegli di rimanere anonimo, ti preghiamo di mantenere il tuo ID del caso al sicuro così potremo comunicare con te.
4.3.2Reportistica Esterna e Divulgazione Pubblica
I whistleblower possono comunque beneficiare della Protezione quando divulgano pubblicamente le violazioni se rispettano i requisiti di seguito, implicando che la divulgazione pubblica dovrebbe essere l’ultima risorsa.
Una persona che effettua una divulgazione pubblica avrà diritto alla protezione solo se è soddisfatta una delle seguenti condizioni:
- la persona ha prima segnalato internamente ed esternamente, o direttamente esternamente, ma non è stata presa alcuna azione appropriata in risposta alla segnalazione entro un ragionevole intervallo di tempi; oppure
- la persona ha motivi ragionevoli per credere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o manifesto per l’interesse pubblico.
Se un whistleblower sceglie (dopo un Rapporto Interno) di segnalare tramite il canale esterno di segnalazione, può contattare:
- Italia: Canale esterno dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).
- Francia: autorità designate (secondo Sapin II/Waserman) o organismi competenti dell’UE; divulgazione pubblica consentita nei casi definiti.
- Belgio: Canale esterno dell’Ombudsman federale (whistleblower nel settore privato).
- Regno Unito: Riferire alle persone prescritte/regolatori ai sensi del PIDA (vedi GOV.UK elenco).
4.4Indagine dei rapporti Glacier garantisce a tutti i whistleblower che tutti i Rapporti Interni redatti in buona fede ai sensi della Politica saranno esaminati a fondo e in modo imparziale.
Vengono eseguiti i seguenti passaggi:
- Un Whistleblower Officer riconoscerà di aver ricevuto la segnalazione avvisando il whistleblower entro 7 giorni dalla ricezione;
- Un Whistleblowing Officer effettuerà una valutazione iniziale per confermare che la segnalazione sia valida nell’ambito della Politica;
- Un Ufficiale Whistleblowing avvierà l’indagine;
- Un Whistleblower Officer farà seguito alle segnalazioni e fornirà feedback al Whistleblower. Egli/lei richiederà ulteriori informazioni al Whistleblower se necessario e possibile;
- L’esito finale dell’indagine sarà condiviso con il Whistleblower entro oltre tre mesi dalla ricezione del rapporto. Il contenuto e l’ambito di questo feedback saranno determinati caso per caso, nella misura in cui la condivisione di tali informazioni sia consentita e rilevante;
- Quando opportuno, le informazioni saranno condivise dall’Ufficiale di Whistleblowing con le autorità competenti o le autorità pubbliche a tempo debito.
Nel caso in cui la violazione venga provata, Glacier assicura che vengano adottate misure appropriate e proporzionate (ad esempio, misure disciplinari, licenziamento e/o procedimenti legali). Inoltre, Glacier si impegna a implementare le misure necessarie per prevenire, per quanto possibile, ulteriori verifiche di tali violazioni.
5.Riservatezza e anonimato
Glacier mira a preservare la riservatezza di tutti i whistleblower e di qualsiasi individuo che fornisca informazioni durante un’indagine. Quando un whistleblower sceglie di identificarsi, la sua identità sarà accessibile solo agli Whistleblower Officers e non sarà divulgata a nessun altro a meno che il whistleblower non dia un consenso esplicito, o la divulgazione sia richiesta dalla legge. Se la divulgazione dovesse diventare legalmente necessaria nell’ambito di indagini o procedimenti giudiziari delle autorità nazionali, il whistleblower sarà informato in anticipo, a meno che ciò non comprometta l’indagine o i procedimenti correlati.
I whistleblower possono anche scegliere di segnalare in modo anonimo. Glacier supporta pienamente questa opzione, e le segnalazioni anonime saranno gestite con la stessa attenzione, riservatezza e protezione delle segnalazioni identificate. Se un whistleblower sceglie di rimanere anonimo, dovrebbe conservare il numero di riferimento del caso o i dati di accesso affinché possiamo continuare a comunicare con lui durante l’indagine.
Fornire la tua identità può rendere più facile per noi:
- condurre un’indagine approfondita ed efficiente,
- richiedere chiarimenti o informazioni aggiuntive, e
- tenerti aggiornato sui progressi,
Non è necessario identificarsi, e scegliere di rimanere anonimo non influirà sul tuo diritto alla protezione né sulla gravità del trattamento della tua preoccupazione.
Questo impegno di riservatezza si applica anche a qualsiasi informazione che possa rivelare direttamente o indirettamente l’identità di un Whistleblower.
6.Protezione dei Whistleblower
In generale, la rappresaglia o le minacce di ritorsione contro individui non saranno tollerate né consentite in nessuna circostanza. Esempi di ritorsione includono, ma non si limitano a, i seguenti:
- qualsiasi forma di modifica avversaria all’occupazione;
Se un dipendente o una parte con cui Glacier ha un rapporto commerciale viene affrontato con un comportamento che ritiene costituisca ritorsione, chiediamo a quella persona di segnalarlo immediatamente tramite il Canale di Segnalazione. Glacier indagherà quindi sulla Segnalazione e prenderà le misure appropriate.
Per la segnalazione delle violazioni, la Direttiva sui whistleblowing impone meccanismi specifici di protezione:
- Quando un whistleblower riporta informazioni su una violazione in conformità con la Politica, non sarà considerato aver violato alcuna restrizione sulla divulgazione delle informazioni e non potrà assumere alcuna responsabilità in relazione a tale rapporto o divulgazione, purché avesse ragionevoli motivi per credere che la segnalazione o divulgazione di tali informazioni fosse necessaria per rivelare una violazione.
- Un whistleblower che segnala una violazione non può assumere responsabilità in relazione all’acquisizione o all’accesso alle informazioni, che sono segnalate o divulgate, purché tale acquisizione o accesso non costituisca un reato penale autostante. Nel caso in cui l’acquisizione o l’accesso costituisca un reato penale a sé stante, può essere sostenuta responsabilità penale in base alla legge nazionale applicabile.
- In procedimenti legali, inclusi per diffamazione, violazione del copyright, violazione del segretezza, violazione delle regole di protezione dei dati, divulgazione di segreti commerciali o per richieste di risarcimento basate su diritto del lavoro privato, pubblico o collettivo, i whistleblower non potranno assumersi alcuna responsabilità a seguito di segnalazioni di violazione o divulgazioni pubbliche di una violazione.
Quando si segnala una violazione, i whistleblower possono anche avere il diritto di:
- assistenza legale nei procedimenti penali e civili transfrontalieri in conformità con la Direttiva sui whistleblowing, nonché assistenza e consulenza legale, e altre misure di supporto che possono essere disponibili secondo la legge applicabile;
- assistenza finanziaria e altre misure di supporto.
Infine, va notato che anche i whistleblower che segnalano violazioni non sono tutelati da azioni correttive a causa della loro stessa cattiva condotta.
- Se un dipendente fa una segnalazione, può comunque essere perseguito su base a fatti non correlati alla denuncia;
- La comunicazione di informazioni false e/o fuorvianti nel contesto di un’indagine su un whistleblowing non sarà tollerata;
- Se l’acquisizione o l’accesso alle informazioni utilizzate per il Whistleblower costituisce un reato penale, può portare a procedimenti penali.
7.Misure di protezione per le persone interessate
Si noti che chiunque sia coinvolto da una denuncia ha diritto a un rimedio efficace e a un processo equo, nonché alla presunzione di innocenza e ai diritti di difesa, incluso il diritto di essere ascoltata e il diritto di accedere al proprio fascicolo.
L’identità delle persone coinvolte è protetta finché le indagini avviate dalla denuncia o dalla Divulgazione Pubblica saranno in corso.
Le persone coinvolte in un rapporto godranno anch’esse della protezione della propria identità.
8.Consulenza e comunicazione
Quando richiesto dalla legge, Glacier consulterà i rappresentanti dei dipendenti prima di implementare o modificare sostanzialmente i canali interni di segnalazione. Informeremo inoltre tutti i lavoratori su come segnalare e come vengono gestiti i loro rapporti.
9.Trattamento dei dati personali
Qualsiasi trattamento di dati personali effettuato nel contesto di una segnalazione di un whistleblower, compreso lo scambio o la trasmissione di dati personali da parte delle autorità competenti, deve essere effettuato in conformità con il Regolamento (UE) 2016/679 e la Direttiva (UE) 2016/680, nonché le Politiche sulla Privacy dei Ghiacciai applicabili.
I dati personali non rilevanti per la gestione di una segnalazione specifica non saranno trattati o, se trattati accidentalmente, saranno cancellati senza ritardo indebito.
Glacier collabora con una terza parte soggetta a rigorosi standard di riservatezza e sicurezza per il Canale Interno di Segnalazione e per qualsiasi indagine avviata, agendo come responsabile del trattamento dati in base a un accordo di trattamento dati con Glacier. Glacier rimane il responsabile del trattamento dei dati. I tuoi dati personali non saranno divulgati né accessibili da membri dello staff non autorizzati.
