1. Zweck
Glacier verpflichtet sich, sein Geschäft gemäß allen geltenden Gesetzen, Regeln und Vorschriften sowie den höchsten ethischen Standards zu führen. Dieses Engagement und diese Anforderungen gelten sowohl intern für unsere Mitarbeiter als auch extern bei der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Dritten.
Glacier möchte eine Kultur bewahren und fördern, die durch ihre ethischen Werte und Prinzipien gekennzeichnet ist, darunter Ehrlichkeit und Transparenz. Es ist daher unsere gemeinsame Verantwortung, alle Fakten zu melden, die für Glacier nachteilig sein könnten.
Dies soll so geschehen, dass jeder sicherstellt, dass diese Meldungen ohne das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen und mit der Garantie einer fairen und vertraulichen Untersuchung gemacht werden können.
Um dies vollständig zu erleichtern, wird neben den bestehenden operativen und internen Kontrollverfahren ein Whistleblowing-System eingeführt, um Verstöße im Rahmen des Whistleblowing-Gesetzes zu erkennen und zu begrenzen.
2. Definitionen
Für die Auslegung, Bewertung und Anwendung der Richtlinie haben die folgenden Ausdrücke folgende Bedeutung, sofern der Kontext nichts anderes erfordert:
- Verstoß: eine Handlung oder Unterlassung, die direkt gegen den Zweck oder die Anwendung der Regeln im wesentlichen Anwendungsbereich des Whistleblowing-Gesetzes verstößt oder ihnen widerspricht, nämlich:
- EinVerstoß gegen gesetzliche oder regulatorische (Durchsetzungs-) Bestimmungen in New York bezüglich folgender Bestimmungen:
- Finanzdienstleistungen, Produkte und Märkte sowie die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung;
- Produktsicherheit und Konformität;
- Strahlenschutz und nukleare Sicherheit;
- Lebensmittel- und Futtersicherheit, Tiergesundheit und -wohlfahrt;
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie die Sicherheit von Netzwerken und Informationssystemen;
- Lebensmittelsicherheit und -qualität wie Verunreinigung, falsche Kennzeichnung, gefälschte Unterlagen, Produktsicherheitsrisiken;
- Gesundheit und Sicherheit/Arbeiterwohl wie unsichere Praktiken, ernsthaftes Verletzungsrisiko.
- Verstöße, die die finanziellen Interessen der Europäischen Union betreffen;
- Verstöße im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt, einschließlich Verstöße gegen Wettbewerbs- und Beihilferegeln der Union sowie Verstöße gegen den Binnenmarkt im Zusammenhang mit Handlungen, die gegen die Unternehmenssteuer oder gegen Vereinbarungen verstoßen, mit dem Ziel, einen Steuervorteil zu erlangen, der dem Zweck des geltenden Körperschaftssteuergesetzes zunichtemacht.
- Externe Meldung: die Übertragung von Informationen über Verstöße an die zuständigen oder öffentlichen Behörden und somit nicht über den Meldekanal.
- In gutem Glauben: Der Whistleblower hat vernünftige Gründe zu glauben, dass ein potenzieller Verstoß besteht, der durch Fakten und Daten gestützt wird.
- Whistleblowing Office der Glacier Group: Der Whistleblowing Officer(s), der für die Bearbeitung von Meldungen über den Reporting Channel verantwortlich ist.
- Interne Berichterstattung: Meldung von Informationen über Brists innerhalb von Glacier über den Reporting Channel.
- Richtlinie: die gegenwärtige Regelung, die die Bedingungen des Whistleblower-Systems festlegt.
- Schutz: Alle erforderlichen Maßnahmen, die von Glacier durchgesetzt werden, um die Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers und seines Berichts zu wahren. Sie umfasst auch alle Maßnahmen, die im Rahmen der Whistleblowing-Richtlinie ergriffen werden müssen, um den Whistleblower vor jeglicher Form von Vergeltung zu schützen.
- Öffentliche Offenlegung: die öffentliche Veröffentlichung von Informationen über Sicherheitsverletzungen.
- Ritorsione: qualsiasi atto o omissione diretta o indiretta che avvenga a seguito di una Segnalazione Interna o Esterna o di una Divulgazione Pubblica, e che causi o possa causare danni ingiustificati al Whistleblower.
- Whistleblower: eine natürliche Person, die Informationen über einen (möglichen) Verstoß in einem arbeitsbezogenen Kontext meldet oder öffentlich offenlegt, der in der Liste des Abschnitts aufgeführt ist 3.1.
- Whistleblowing-Richtlinie: Die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.
- Whistleblowing-Gesetz: Das Gesetz vom 28. November 2022 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen Union- oder Nationalrecht oder geltende nationale Gesetze zur Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie innerhalb einer juristischen Person im privaten Sektor melden.
- Whistleblowing: die Meldung eines (möglichen) Datenbruchs in gutem Glauben (entweder intern oder extern).
- Whistleblowing Officer(s): das Team, das für den Empfang und die Überwachung von Whistleblowing-Meldungen gemäß der Richtlinie verantwortlich ist.
- Arbeitsbezogener Kontext: Wie in der EU-Whistleblower-Richtlinie definiert, bedeutet aktuelle oder frühere Arbeitstätigkeiten innerhalb von Glacier, unabhängig von der Art dieser Aktivitäten, durch die Personen Informationen über Verstöße erhalten und bei denen diese Personen bei der Meldung solcher Informationen einer Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sein könnten.
3. Umfang der Police
3.1 Im Umfang
Die Richtlinie gilt für alle Personen, die in gutem Glauben einen Verstoß melden, nachdem sie Informationen in einem arbeitsbezogenen Kontext erhalten haben. Solche Personen umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:
- Gletschermitarbeiter, Personen mit Tagesgeschäftsführung und selbstständige Direktoren;
- Gletscherauftragnehmer, Berater, Dienstleister, Lieferanten und Geschäftspartner;
- Aktionäre und alle anderen Personen, die Führungs-, Management- und/oder Verwaltungspositionen innerhalb von Glacier innehaben. Dazu gehören auch nicht-geschäftsführende Mitglieder von Glacier, ehrenamtliche Arbeiter und Praktikanten, unabhängig von deren Vergütung.
Die Richtlinie gilt nicht nur für Whistleblower mit einer laufenden Beziehung zu Glacier, sondern auch für alle Personen, die (i) Verstöße melden, die während einer bereits beendeten Beziehung stattgefunden haben; oder (ii) noch nicht begonnen hat (z. B. aufgrund von Informationen, die während einer Rekrutierungsphase gewonnen wurden).
Ebenfalls berücksichtigt:
- „Facilitatoren“, also natürliche Personen, die einen Whistleblower bei der Meldung eines mutmaßlichen Sicherheitsvorfalls unterstützen;
- jede dritte Partei, wie Kollegen und Verwandte, die mit dem Whistleblower verbunden sind und jeglicher Form von Vergeltung ausgesetzt sein könnten;
- jede juristische Person, mit der der Whistleblower verbunden ist.
3.2 Außerhalb des Geltungsbereichs
Zweck der Richtlinie ist es nicht, Geschäfts- und/oder Finanzentscheidungen von Glacier zu bekämpfen, noch soll sie Elemente bewerten, die Gegenstand anderer spezifischer Richtlinien, Vorschriften oder Verfahren sind. Solche Angelegenheiten können unter anderen Richtlinien geregelt werden, können aber dennoch über diesen Kanal gemeldet werden.
4. Berichtsprozess
4.1 Wann soll man sich melden?
Der Whistleblower muss in gutem Glauben handeln.
Es ist wichtig, dass die geäußerten Bedenken echt sind und nicht auf Klatsch oder Gerüchten beruhen. Unangemessenes Verhalten einer anderen Person zu behaupten, kann dieser und anderen schaden, daher ist es wichtig, dass alle Vorwürfe mit ausreichenden Informationen untermauert werden.
4.2 Was soll gemeldet werden?
Alle Brüche, wie im Abschnitt definiert 2, kann gemeldet werden.
4.3 Wie meldet man?
4.3.1 Interne Berichterstattung
Sie können einen der folgenden Kanäle nutzen. Sie müssen sie nicht in der richtigen Reihenfolge verwenden. Wählen Sie den, dem Sie vertrauen:
- Sicheres Online-Portal (anonym aktiviert)
- Persönliches Treffen
- Vereinbaren Sie ein Treffen mit Ihrem People Business Partner. Wir bieten ein Treffen innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens an und können, wenn Sie möchten, eine externe oder virtuelle Option arrangieren.
Das Online-Portal ist so konfiguriert, dass es anonyme Meldungen akzeptiert. Wenn Sie anonym bleiben möchten, bewahren Sie bitte Ihre Fall-ID auf, damit wir mit Ihnen kommunizieren können.
4.3.2 Externe Berichterstattung und öffentliche Offenlegung
Whistleblower können weiterhin von Schutz profitieren, wenn sie Verstöße öffentlich offenlegen, sofern sie die folgenden Anforderungen erfüllen, was bedeutet, dass öffentliche Offenlegung das letzte Mittel sein sollte.
Eine Person, die eine öffentliche Offenlegung macht, qualifiziert sich nur dann für Schutz, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- die Person meldete zunächst intern und extern oder direkt extern, aber es wurde innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens keine angemessene Reaktion auf die Meldung ergriffen; oder
- die Person hat vernünftigen Gründe zu glauben, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte.
Wenn ein Whistleblower sich (nach einem internen Bericht) entscheidet, über den externen Meldekanal zu berichten, kann er/sie Folgendes kontaktieren:
- Italien: Externer Kanal der Nationalen Antikorruptionsbehörde (ANAC).
- Frankreich: Benannte Behörden (nach Sapin II/Waserman) oder zuständige EU-Gremien; Öffentliche Offenlegung ist in bestimmten Fällen erlaubt.
- Belgien: Externer Kanal des Bundesombudsmanns (Privatsektor-Whistleblowing).
- Vereinigtes Königreich: Berichten Sie an vorgeschriebene Personen/Regulierungsbehörden unter PIDA (siehe GOV.UK Liste).
4.4 Untersuchung der Berichte
Glacier garantiert allen Whistleblowern, dass alle in gutem Glauben nach der Richtlinie erstellten internen Berichte gründlich und unparteiisch untersucht werden.
Die folgenden Schritte werden durchgeführt:
- Ein Whistleblowing Officer bestätigt, dass er den Bericht erhalten hat, indem er den Whistleblower innerhalb von 7 Tagen nach Empfang benachrichtigt;
- Ein Whistleblowing Officer führt eine erste Bewertung durch, um zu bestätigen, dass es sich um einen gültigen Bericht im Rahmen der Richtlinie handelt;
- Ein Whistleblowing Officer wird die Untersuchung einleiten;
- Ein Whistleblowing Officer wird den Berichten nachgehen und dem Whistleblower Rückmeldung geben. Er/sie wird bei Bedarf und Möglichkeit zusätzliche Informationen vom Whistleblower anfordern;
- Das endgültige Ergebnis der Untersuchung wird dem Whistleblower spätestens drei Monate nach Eingang des Berichts mitgeteilt. Inhalt und Umfang dieses Feedbacks werden von Fall zu Fall bestimmt, soweit das Teilen solcher Informationen erlaubt und relevant ist;
- Gegebenenfalls werden die Informationen vom Whistleblowing Officer rechtzeitig mit den zuständigen Behörden oder öffentlichen Behörden geteilt.
Falls der Bruch bewiesen ist, stellt Glacier sicher, dass angemessene und verhältnismäßige Maßnahmen ergriffen werden (z. B. disziplinarische Maßnahmen, Entlassung und/oder rechtliche Verfahren). Darüber hinaus bemüht sich Glacier, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um so weit wie möglich weitere Auftreten solcher Verletzungen zu verhindern.
5.Vertraulichkeit & Anonymität
Glacier hat sich zum Ziel gesetzt, die Vertraulichkeit aller Whistleblower und aller Personen zu wahren, die während einer Untersuchung Informationen bereitstellen. Wenn ein Whistleblower sich identifiziert, ist seine Identität nur den Whistleblowing Officers zugänglich und wird niemand anderem offengelegt, es sei denn, der Whistleblower gibt ausdrückliche Zustimmung oder eine Offenlegung ist gesetzlich vorgeschrieben. Sollte eine Offenlegung im Rahmen von Untersuchungen oder Gerichtsverfahren der nationalen Behörden rechtlich erforderlich werden, wird der Whistleblower im Voraus informiert, es sei denn, dies würde die Untersuchung oder die damit verbundenen Verfahren gefährden.
Whistleblower können sich auch dafür entscheiden, anonym zu melden. Glacier unterstützt diese Option voll und ganz, und anonyme Meldungen werden mit derselben Sorgfalt, Vertraulichkeit und dem gleichen Schutz behandelt wie identifizierte Meldungen. Wenn ein Whistleblower anonym bleiben möchte, sollte er seine Fallreferenznummer oder seine Anmeldedaten behalten, damit wir während der Untersuchung weiterhin mit ihm kommunizieren können.
Während die Offenlegung Ihrer Identität es uns erleichtern kann:
- führen Sie eine gründliche und effiziente Untersuchung durch,
- Erbitten Sie um Klarstellungen oder zusätzliche Informationen, und
- Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden halten,
Es besteht keine Verpflichtung, sich selbst zu identifizieren, und die Entscheidung, anonym zu bleiben, beeinträchtigt weder Ihr Schutzrecht noch die Ernsthaftigkeit Ihrer Sorge.
Diese Vertraulichkeitspflicht gilt auch für alle Informationen, die direkt oder indirekt die Identität eines Whistleblowers offenbaren könnten.
6. Schutz von Whistleblower
Im Allgemeinen werden Vergeltungsmaßnahmen oder Vergeltungsdrohungen gegen Einzelpersonen unter keinen Umständen toleriert oder erlaubt. Beispiele für Vergeltungsmaßnahmen sind unter anderem die folgenden:
- jegliche Form von nachteiliger Änderung der Einstellung;
Wenn ein Mitarbeiter oder eine Partei, mit der Glacier eine geschäftliche Beziehung hat, mit einem Verhalten konfrontiert wird, das er/sie als Vergeltung ansieht, bitten wir diese Person, dies umgehend über den Meldekanal zu melden. Glacier wird dann den Bericht untersuchen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Für die Meldung von Verstößen legt die Whistleblowing-Richtlinie spezifische Schutzmechanismen vor:
- Wenn ein Whistleblower Informationen über einen Verstoß gemäß der Richtlinie meldet, gilt er nicht als Verletzungsbeschränkung bei der Offenlegung von Informationen und trägt keine Haftung jeglicher Art für eine solche Meldung oder Offenlegung, vorausgesetzt, er hatte begründete Gründe zu glauben, dass die Meldung oder Offenlegung dieser Informationen notwendig war, um einen Verstoß aufzudecken.
- Ein Whistleblower, der einen Verstoß meldet, überträgt keine Haftung für den Erwerb oder Zugang zu den gemeldeten oder offengelegten Informationen, sofern dieser Erwerb oder Zugriff keine eigenständige Straftat darstellt. Im Falle eines Erwerbs oder Zugangs als Straftat selbst kann eine strafrechtliche Haftung auf Grundlage des geltenden nationalen Rechts eingehen.
- In Gerichtsverfahren, einschließlich Verleumdung, Urheberrechtsverletzung, Verletzung der Geheimhaltung, Verstößen gegen Datenschutzregeln, Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen oder bei Entschädigungsansprüchen auf Grundlage privater, öffentlicher oder kollektiver Arbeitsrechte, übernehmen Whistleblower keine Haftung jeglicher Art aufgrund von Meldungen über einen Verstoß oder öffentliche Offenlegungen eines Verstoßes.
Bei der Meldung eines Verstoßes können Whistleblower auch den Titel haben:
- Rechtsberatung in grenzüberschreitenden Straf- und Zivilverfahren gemäß der Whistleblowing-Richtlinie sowie Rechtshilfe und Beratung und andere Unterstützungsmaßnahmen, die nach geltendem Recht verfügbar sein können;
- finanzielle Unterstützung und andere Unterstützungsmaßnahmen.
Abschließend sollte beachtet werden, dass selbst Whistleblower, die Verstöße melden, aufgrund ihres eigenen Fehlverhaltens nicht vor Abhilfemaßnahmen geschützt sind.
- Wenn ein Mitarbeiter eine Anzeige erstattet, kann er oder sie dennoch aufgrund von Tatsachen, die nichts mit dem Bericht zu tun haben, strafrechtlich verfolgt werden;
- Die Vermittlung falscher und/oder irreführender Informationen im Rahmen einer Ermittlung zu einem Whistleblowing wird nicht toleriert;
- Wenn der Erwerb von oder der Zugang zu Informationen, die für den Whistleblower selbst verwendet werden, eine Straftat darstellt, kann dies zu einer strafrechtlichen Verfolgung führen.
7.Schutzmaßnahmen für die betroffenen Personen
Beachten Sie, dass jede Person, die von einem Bericht betroffen ist, das Recht auf einen wirksamen Rechtsbehelf und ein faires Verfahren hat, ebenso wie auf die Unschuldsvermutung und die Verteidigungsrechte, einschließlich des Rechts, gehört zu werden, und auf den Zugriff auf ihre Akte.
Die Identität der betroffenen Personen ist geschützt, solange die durch den Bericht oder die Öffentlichkeit ausgelösten Untersuchungen andauern.
Die in einem Bericht betroffenen Personen genießen ebenfalls den Schutz ihrer Identität.
8. Beratung und Kommunikation
Wo gesetzlich vorgeschrieben, konsultiert Glacier Mitarbeitervertreter, bevor interne Berichtskanäle eingeführt oder wesentlich geändert werden. Wir informieren außerdem alle Mitarbeiter darüber, wie sie melden und wie ihre Meldungen behandelt werden.
9. Verarbeitung personenbezogener Daten
Jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines Berichts eines Whistleblowers, einschließlich des Austauschs oder der Weitergabe personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden, erfolgt gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und der Richtlinie (EU) 2016/680 sowie den geltenden Datenschutzrichtlinien des Glacier.
Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung eines bestimmten Berichts nicht relevant sind, werden nicht verarbeitet oder, falls versehentlich verarbeitet, ohne unzumutbare Verzögerung gelöscht.
Glacier arbeitet mit einer dritten Partei zusammen, die strengen Vertraulichkeits- und Sicherheitsstandards unterliegt, sowohl für den Internal Reporting Channel als auch für jede eingeleitete Untersuchung und fungiert als Datenbearbeiter im Rahmen einer Datenverarbeitungsvereinbarung mit Glacier. Glacier bleibt der Datenkontrolleur. Ihre persönlichen Daten werden nicht an nicht autorisierte Mitarbeiter weitergegeben oder von ihnen abgerufen.
