1. Doel
Glacier zet zich in om haar activiteiten te voeren in overeenstemming met alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften en de hoogste ethische normen. Deze toewijding en deze vereisten gelden zowel intern voor onze medewerkers als extern bij samenwerking met klanten, leveranciers en derden.
Glacier wil een cultuur behouden en bevorderen die wordt gekenmerkt door haar ethische waarden en principes, waaronder eerlijkheid en transparantie. Het is daarom onze gezamenlijke verantwoordelijkheid om feiten te rapporteren die nadelig kunnen zijn voor Glacier.
Dit moet op een manier gebeuren die iedereen verzekert dat deze meldingen kunnen worden gedaan zonder risico op represailles en met de garantie van een eerlijk en vertrouwelijk onderzoek.
Om dit volledig te faciliteren, wordt er een klokkenluidersregeling ingevoerd, naast de bestaande operationele en interne controleprocedures, om datalekken binnen de reikwijdte van de Whistleblowing Act te detecteren en te beperken.
2. Definities
Voor de interpretatie, beoordeling en toepassing van het beleid hebben de volgende uitdrukkingen de volgende betekenis, tenzij de context anders vereist:
- Schending van de regels: een handeling of nalatigheid die direct in strijd is met of in strijd is met het doel of de toepassing van de regels binnen de materiële reikwijdte van de Whistleblowing Act, namelijk:
- eenschending van juridische of regelgevende (handhavings)bepalingen in New York met betrekking tot:
- financiële diensten, producten en markten en preventie van witwassen en terrorismefinanciering;
- productveiligheid en conformiteit;
- stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
- voedsel- en voederveiligheid, dierengezondheid en welzijn;
- bescherming van privacy en persoonlijke gegevens, en beveiliging van netwerken en informatiesystemen;
- voedselveiligheid en -kwaliteit zoals besmetting, verkeerde etikettering, vervalste gegevens, productveiligheidsrisico;
- Gezondheid & veiligheid/welzijn van werknemers, zoals onveilige praktijken, ernstig risico op letsel.
- schendingen die de financiële belangen van de Europese Unie beïnvloeden;
- schendingen met betrekking tot de interne markt, waaronder schendingen van de concurrentie- en staatssteunregels van de Unie, evenals schendingen met betrekking tot de interne markt met betrekking tot handelingen die de regels van vennootschapsbelasting schenden of regelingen met het doel een fiscaal voordeel te verkrijgen dat het doel of doel van de toepasselijke vennootschapsbelastingwet ondermijnt.
- Externe melding: het communiceren van informatie over overtredingen aan de bevoegde autoriteiten of openbare instanties, en dus niet via het Rapportagekanaal.
- Te goeder trouw: de klokkenluider heeft redelijke gronden om te geloven dat er een mogelijke inbreuk bestaat, ondersteund door feiten en gegevens.
- Glacier Group Whistleblowing Office: de klokkenluiders(s) die verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van meldingen via het Reporting Channel.
- Interne rapportage: informatie over lekken binnen Glacier rapporteren via het Reporting Channel.
- Beleid: de huidige regelgeving die de voorwaarden van het klokkenluidersprogramma vastlegt.
- Bescherming: alle vereiste maatregelen die door Glacier worden gehandhaafd om de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider en zijn/haar rapport te waarborgen. Het omvat ook alle maatregelen die genomen moeten worden om de klokkenluider te beschermen tegen elke vorm van vergelding binnen het kader van de Klokkenluidersrichtlijn.
- Publieke openbaarmaking: het openbaar maken van informatie over datalekken.
- Vergelding: elke directe of indirecte handeling of nalatigheid die plaatsvindt als gevolg van een interne of externe melding of openbare openbaarmaking, en die onterechte schade veroorzaakt of mogelijk schade toebrengt aan de klokkenluider.
- Klokkenluider: natuurlijke persoon die informatie meldt of openbaar maakt over een (mogelijke) inbreuk verkregen in een werkgerelateerde context, opgenomen in de lijst in sectie 3.1.
- Richtlijn klokkenluiders: de Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die schendingen van het Unierecht melden.
- Klokkenluiderswet: de wet van 28 november 2022 inzake de bescherming van personen die schendingen van Unie- of nationale wetgeving melden, of toepasselijke nationale wetten die de EU-klokkenluidersrichtlijn uitvoeren binnen een rechtspersoon in de private sector.
- Klokkenluiden: het melden van een (mogelijke) datalek te goeder trouw (intern of extern).
- Klokkenluidersofficier(s): het team dat verantwoordelijk is voor het ontvangen en monitoren van klokkenluidersrapporten die onder het beleid zijn gemaakt.
- Werkgerelateerde context: zoals gedefinieerd door de EU-richtlijn voor klokkenluiders, betekent huidige of eerdere werkactiviteiten binnen Glacier, ongeacht de aard van die activiteiten, waarbij personen informatie verkrijgen over overtredingen en waarbij deze personen onderworpen kunnen worden aan represailles als zij dergelijke informatie melden.
3. Reikwijdte van het beleid
3.1 In reikwijdte
Het beleid is van toepassing op alle personen die te goeder trouw een overtreding melden nadat ze informatie hebben verkregen in een werkgerelateerde context. Dergelijke personen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
- Glacier-medewerkers, personen met dagelijkse leidingsbevoegdheden en zelfstandige bestuurders;
- Gletsjeraannemers, consultants, dienstverleners, leveranciers en zakenpartners;
- Aandeelhouders en andere personen die uitvoerende, leidinggevende en/of administratieve functies binnen Glacier bekleden. Dit omvat ook niet-uitvoerende leden van Glacier, vrijwilligers en stagiairs, ongeacht hun beloning.
Het beleid is niet alleen van toepassing op klokkenluiders met een lopende relatie met Glacier, maar ook voor alle personen die (i) inbreuken melden die hebben plaatsgevonden tijdens een relatie die al is beëindigd; of (ii) nog niet is begonnen (bijvoorbeeld als gevolg van informatie verkregen tijdens een wervingsfase).
Ook in overweging genomen:
- “facilitators”, natuurlijke personen die een klokkenluider steunen bij het melden van een vermeende inbreuk;
- elke derde partij, zoals collega’s en familieleden, verbonden aan de Klokkenluider die enige vorm van vergelding kan ondervinden;
- elke rechtspersoon waarmee de klokkenluider verbonden is.
3.2 Buiten de scope
Het doel van het beleid is niet om Glacier bedrijfs- en/of financiële beslissingen tegen te gaan, noch is het bedoeld om elementen te beoordelen die onderwerp zijn van andere specifieke beleidslijnen, regelgeving of procedures. Dergelijke zaken kunnen onder andere beleidsregels worden behandeld, maar kunnen nog steeds via dit kanaal worden gemeld.
4. Rapportageproces
4.1 Wanneer meld je je?
De klokkenluider moet te goeder trouw handelen.
Het is belangrijk dat de geuite zorgen oprecht zijn en niet gebaseerd op roddels of geruchten. Het beschuldigen van ongepast gedrag van een ander kan schadelijk zijn voor die persoon en anderen, dus het is belangrijk dat eventuele beschuldigingen worden ondersteund met voldoende informatie.
4.2 Wat moet ik melden?
Alle Inbrekingen, zoals gedefinieerd in sectie 2, kan worden gerapporteerd.
4.3 1.1 Hoe meld je dat?
4.3.1 Interne rapportage
Je kunt een van de volgende kanalen gebruiken. Je hoeft ze niet in volgorde te gebruiken. Kies degene die je vertrouwt:
- 1. Beveiligd online portaal (anoniem ingeschakeld)
- 1. Persoonlijke bijeenkomst
- Vraag een afspraak aan met je site People Business Partner. Wij bieden een afspraak aan binnen een redelijke termijn en kunnen een offsite of virtuele optie regelen als je dat wenst.
Het online portaal is ingesteld om anonieme meldingen te accepteren. Als u ervoor kiest anoniem te blijven, bewaar dan uw zaak-ID veilig zodat wij met u kunnen communiceren.
4.3.2 Externe rapportage en publieke openbaarmaking
Klokkenluiders kunnen nog steeds profiteren van Protection wanneer zij Schendingen openbaar maken als zij voldoen aan onderstaande vereisten, wat impliceert dat Public Disclosure het laatste redmiddel zou moeten zijn.
Een persoon die een openbare openbaarmaking doet, komt alleen in aanmerking voor Protection als aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:
- de persoon meldde eerst intern en extern, of direct extern, maar er werd binnen een redelijke termijn geen passende actie ondernomen als reactie op de melding; of
- de persoon heeft redelijke gronden om te geloven dat de Schending een direct of duidelijk gevaar voor het algemeen belang kan vormen.
Als een klokkenluider ervoor kiest (na een intern rapport) te rapporteren via het externe meldkanaal, kan hij/zij contact opnemen met:
- Italië: Externe kanaal van de Nationale Anticorruptieautoriteit (ANAC).
- Frankrijk: Aangewezen autoriteiten (volgens Sapin II/Waserman) of bevoegde EU-instanties; openbaarmaking toegestaan in bepaalde gevallen.
- België: Federaal Ombudsman extern kanaal (klokkenluider uit de private sector).
- Verenigd Koninkrijk: Rapporteer aan voorgeschreven personen/toezichthouders onder PIDA (zie GOV.UK lijst).
4.4 Onderzoek van rapporten
Glacier garandeert aan alle klokkenluiders dat alle interne rapporten die te goeder trouw onder het beleid zijn gemaakt, grondig en onpartijdig zullen worden onderzocht.
De volgende stappen worden uitgevoerd:
- en klokkenluider bevestigt dat hij het rapport heeft ontvangen door de klokkenluider binnen 7 dagen na ontvangst hiervan op de hoogte te stellen;
- Een klokkenluider zal een eerste beoordeling uitvoeren om te bevestigen dat het een geldig rapport is binnen de reikwijdte van het beleid;
- Een klokkenluider zal het onderzoek starten;
- Een klokkenluider volgt de meldingen op en geeft feedback aan de klokkenluider. Hij/zij vraagt indien nodig en mogelijk aanvullende informatie aan de klokkenluider;
- De uiteindelijke uitkomst van het onderzoek wordt uiterlijk drie maanden na ontvangst van het rapport met de klokkenluider gedeeld. De inhoud en reikwijdte van deze feedback worden per geval bepaald, voor zover het delen van dergelijke informatie is toegestaan en relevant is;
- Waar passend zal de informatie te zijner tijd door de klokkenluider worden gedeeld met de bevoegde autoriteiten of publieke autoriteiten.
Indien de overtreding wordt bewezen, zorgt Glacier ervoor dat passende en proportionele maatregelen worden genomen (bijvoorbeeld disciplinaire maatregelen, ontslag en/of juridische procedures). Verder streeft Glacier ernaar de noodzakelijke stappen te nemen om, voor zover mogelijk, verdere incidenten van dergelijke Screaches te voorkomen.
5. Vertrouwelijkheid & anonimiteit
Glacier streeft ernaar de vertrouwelijkheid te waarborgen van alle klokkenluiders en alle personen die informatie verstrekken tijdens een onderzoek. Wanneer een klokkenluider ervoor kiest zichzelf te identificeren, is zijn identiteit alleen toegankelijk voor de klokkenluiders en wordt deze niet aan anderen bekendgemaakt, tenzij de klokkenluider uitdrukkelijke toestemming geeft of openbaarmaking wettelijk verplicht is. Indien openbaarmaking wettelijk noodzakelijk wordt als onderdeel van nationale overheidsonderzoeken of gerechtelijke procedures, wordt de klokkenluider van tevoren geïnformeerd, tenzij dit het onderzoek of de gerelateerde procedures in gevaar zou brengen.
Klokkenluiders kunnen er ook voor kiezen anoniem te melden. Glacier ondersteunt deze optie volledig, en anonieme meldingen worden met dezelfde zorg, vertrouwelijkheid en bescherming behandeld als geïdentificeerde meldingen. Als een klokkenluider ervoor kiest anoniem te blijven, dient hij zijn zaakreferentienummer of inloggegevens te behouden zodat wij tijdens het onderzoek met hem of haar kunnen blijven communiceren.
Het verstrekken van uw identiteit kan het voor ons gemakkelijker maken om:
- voer een grondig en efficiënt onderzoek uit,
- verzoek om verduidelijking of aanvullende informatie, en
- Je op de hoogte houden van de voortgang,
Er is geen vereiste om jezelf te identificeren, en kiezen voor anoniem te blijven heeft geen invloed op je recht op bescherming of hoe serieus je zorg wordt genomen.
Deze vertrouwelijkheidsverplichting geldt ook voor alle informatie die direct of indirect de identiteit van een klokkenluider kan onthullen.
6.Bescherming van klokkenluiders
In het algemeen worden vergelding of dreigementen tegen individuen onder geen enkele omstandigheid getolereerd of toegestaan. Voorbeelden van vergelding zijn, maar niet beperkt tot, de volgende:
- elke vorm van nadelige wijziging van de dienstverlening;
Als een werknemer of partij met wie Glacier een zakelijke relatie heeft, wordt geconfronteerd met gedrag waarvan hij/zij denkt dat het Represailment is, vragen wij die persoon dit onmiddellijk te melden via het Reporting Channel. Glacier zal vervolgens het rapport onderzoeken en passende maatregelen nemen.
Voor het melden van overtredingen legt de Klokkenluidersrichtlijn specifieke beschermingsmechanismen op:
- Wanneer een klokkenluider informatie over een inbreuk rapporteert in overeenstemming met het beleid, wordt hij of zij niet geacht een beperking op openbaarmaking van informatie te hebben geschonden en loopt zij geen aansprakelijkheid van welke aard dan ook met betrekking tot een dergelijke melding of openbaarmaking, mits zij redelijke gronden hadden om te geloven dat het melden of openbaarmaken van dergelijke informatie noodzakelijk was voor het onthullen van een datalek.
- Een klokkenluider die een overtreding meldt, loopt geen aansprakelijkheid voor het verkrijgen van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld of bekendgemaakt, mits deze verwerving of toegang geen op zichzelf staande strafbare daad vormde. In het geval dat de verwerving of toegang zelf een strafbaar feit vormt, kan strafrechtelijke aansprakelijkheid worden aangegaan op basis van toepasselijke nationale wetgeving.
- · In juridische procedures, waaronder voor laster, schending van auteursrecht, schending van geheimhouding, schending van gegevensbeschermingsregels, openbaarmaking van bedrijfsgeheimen of voor schadeclaims op basis van privé-, publiek- of collectieve arbeidsrecht, lopen klokkenluiders geen aansprakelijkheid van welke aard dan ook als gevolg van meldingen van een schending of openbare openbaarmakingen van een datalek.
Bij het melden van een datalek kunnen klokkenluiders ook het recht hebben:
- juridische bijstand in grensoverschrijdende straf- en civiele procedures in overeenstemming met de Klokkenluidersrichtlijn, evenals juridische bijstand en advies, en andere ondersteunende maatregelen die mogelijk beschikbaar zijn onder de toepasselijke wetgeving;
- financiële hulp en andere ondersteunende maatregelen.
Tot slot moet worden opgemerkt dat zelfs klokkenluiders die overtredingen melden, niet beschermd zijn tegen corrigerende maatregelen als gevolg van hun eigen wangedrag.
- Als een werknemer een melding maakt, kan hij of zij nog steeds vervolgd worden op basis van feiten die niet met het rapport te maken hebben;
- Het communiceren van valse en/of misleidende informatie in de context van een onderzoek naar een klokkenluider wordt niet getolereerd;
- Als het verkrijgen van of de toegang tot informatie die voor de klokkenluider wordt gebruikt zelf een strafbaar feit vormt, kan dit leiden tot strafrechtelijke vervolging.
7.Beschermingsmaatregelen voor de betrokken personen
Let op dat elke persoon die door een rapport betrokken is, recht heeft op een effectief rechtsmiddel en een eerlijk proces, evenals op het vermoeden van onschuld en de verdedigingsrechten, inclusief het recht om gehoord te worden en het recht op toegang tot hun dossier.
De identiteit van de betrokken personen wordt beschermd zolang het onderzoek dat door het rapport of de publieke openbaarmaking is gestart, loopt.
De betrokken personen in een rapport genieten ook bescherming van hun identiteit.
8. Consultatie en communicatie
Waar wettelijk verplicht, zal Glacier personeelsvertegenwoordigers raadplegen voordat interne rapportagekanalen worden geïmplementeerd of wezenlijk worden gewijzigd. We informeren ook alle werknemers over hoe ze moeten rapporteren en hoe hun meldingen worden behandeld.
9.Verwerking van persoonsgegevens
Elke verwerking van persoonsgegevens die wordt uitgevoerd in het kader van een klokkenluidersrapport, inclusief de uitwisseling of overdracht van persoonsgegevens door de bevoegde autoriteiten, vindt plaats in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 en Richtlijn (EU) 2016/680, evenals het toepasselijke Glacier Privacy Policy.
Persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de afhandeling van een specifiek rapport worden niet verwerkt of, indien per ongeluk verwerkt, zonder onnodige vertraging verwijderd.
Glacier werkt samen met een derde partij die onderworpen is aan strikte vertrouwelijkheids- en beveiligingsnormen voor het Internal Reporting Channel en elk gestart onderzoek, en fungeert als gegevensverwerker onder een gegevensverwerkingsovereenkomst met Glacier. Glacier blijft de gegevensbeheerder. Uw persoonlijke gegevens zullen niet worden verstrekt aan of geraadpleegd door niet-bevoegde medewerkers.
